Handleiding: Digitaal Stemmen in Microsoft Teams

1. Voorbereiding: De Polls-app toevoegen aan de vergadering

1. Open Microsoft Teams en ga naar de Agenda.

2. Zoek de ingeplande vergadering op, klik met de rechtermuisknop op de afspraak en kies Chatten met deelnemers.

3. De chat van de vergadering opent. Klik bovenaan in het scherm op het +-teken (Tabblad toevoegen).

4. Zoek naar Polls (het blauwe icoon met een staafdiagram) en klik op Toevoegen > Opslaan.

5. Er verschijnt nu een nieuw tabblad Polls bovenaan het chatscherm.

2. Peilingen (Stemmingen) Aanmaken

1. Klik in het tabblad Polls op Nieuwe peiling.

2. Zorg dat het type bovenaan ingesteld staat op Meerkeuze.

3. Vul de Vraag in (bijv. "Agendapunt 1: Goedkeuring jaarrekening").

4. Vul de antwoordopties in (bijv. "Voor", "Tegen", "Onthouding"). Klik op + Optie toevoegen voor extra keuzes.

5. Keuzebeperking: Zorg dat de schakelaar Meerdere selecties UIT staat (grijs), zodat deelnemers slechts één stem kunnen uitbrengen.

Instellingen voor Anoniem Stemmen (Cruciaal)

Klik linksonder op het tandwiel-icoon of de instellingenlink (waar staat: "Namen niet opgenomen | Resultaten...") om het menu te openen:

• Anoniem maken: Vink de optie "Namen van deelnemers opnemen (alleen zichtbaar voor organisator van de vergadering en presentatoren in deze app)" UIT.

  (Ter controle verschijnt linksonder de tekst Namen niet opgenomen).

• Resultaten delen: Vink "Samengevoegde resultaten delen met respondenten" AAN als deelnemers de uitkomst direct op het scherm mogen zien, of UIT als enkel de organisator dit mag zien.

• Samenwerken: Vink optioneel "Mede-presentatoren toestaan uw poll te bewerken terwijl het een concept-poll is" aan als een collega de vragen moet kunnen controleren.

Klik tot slot op Opslaan als concept (of op Nu starten als de vergadering al bezig is).

3. Optioneel: Stemmen met Volmachten (2-poll systeem)

Als er tijdens een vergadering gewerkt wordt met volmachten (waarbij bepaalde personen namens afwezigen een extra stem uitbrengen), maak je per agendapunt twee afzonderlijke peilingen aan:

1. Peiling A (Eigen stem):

   • Titel: [Agendapunt X] – EIGEN STEM

   • Volg de stappen uit hoofdstuk 2 (anoniem ingesteld).

2. Peiling B (Volmachtstem):

   • Titel: [Agendapunt X] – STEM NAMENS VOLMACHT

   • Volg exact dezelfde stappen.

Instructie voor de zaal/deelnemers:

Deelnemers zonder volmacht vullen enkel Peiling A in. Deelnemers die een officiële volmacht hebben gekregen, vullen na Peiling A ook Peiling B in.

4. Tijdens de Vergadering: De Stemming Uitvoeren

1. Klik tijdens de Teams-vergadering in de bovenste knoppenbalk op het Polls-icoon.

2. Zoek de gewenste vraag op en klik op Nu starten (of Lanceren).

3. De vraag verschijnt direct als pop-upvenster centraal op het scherm bij alle deelnemers.

4. Zodra iedereen gestemd heeft, klik je bij de peiling op Peiling sluiten (of Aan aanwezigen tonen/sluiten).

5. (Bij gebruik van volmachten: start direct daarna Peiling B voor de volmachtstemmen).

Controle op aantallen

• Standaardstemming: Het totaal aantal uitgebrachte stemmen moet overeenkomen met het aantal aanwezige stemgerechtigden.

• Volmachtstemming: Het aantal stemmen in de volmachtpoll moet exact gelijk zijn aan het aantal vooraf geregistreerde volmachten.

  Komen de aantallen niet overeen? Dan heeft iemand per ongeluk te veel gestemd. Sluit de peiling en herhaal deze specifieke vraag.

5. Na de Vergadering: Anoniem Rapport Exporteren

1. Ga na de vergadering in Teams naar de chat of het tabblad Polls van de betreffende meeting.

2. Klik bij de peiling op de drie puntjes ... (of de pijl) naast de resultaten.

3. Kies Resultaten downloaden.

4. Er wordt een Excel-bestand gegenereerd met de exacte totalen per antwoord. Omdat "Namen van deelnemers opnemen" uitgeschakeld was, bevat dit bestand geen persoonsgegevens of e-mailadressen.